Személyes adatok a CeSYS-ben

Az Utazásirendszer Kft. (a CeSYS üzemeltetője), elsősorban a CeSYS rendszer üzemeltetése révén a személyes adatok Adatfeldolgozója. Az adatokat a rendszergazda (CeSYS licenctulajdonosa) illessze be az adminisztrációs környezetbe, vagy a rendszergazda ügyfél vagy az adminisztrátor potenciális ügyfele számára a webhelyen.

Az első dolog, amit észre fog venni a CeSYS-ben, hogy számos új jelölőnégyzet van az Ön weboldalán. Ezek nem véletlenül vannak ott, különösen a GDPR az alapja annak a tájékoztatásnak, hogy ki fogja feldolgozni a személyes adatokat, milyen adatokat fog adni, milyen célra és mennyi ideig. És ezt abszolút pontossággal. Ugyanakkor szigorúan kijelentjük, hogy nem lehetnek feldolgozva azok az adatok, amelyekre nincs szükségünk. Ezért nem lehet mindent egy "univerzális egyetértéssel" bejelölni, de minden cél megköveteli annak indokolt beleegyezését. Az alábbiakban bemutatjuk a CeSYS-hez szükséges személyes adatokat, és azok működését.

A következő fejezet a személyes adatok kezelése. Nincs többé korlátlan beleegyezés, ezért szükséges tudni, hogy mely adatokat veszem fel és mennyi ideig tudom használni. A CeSYS-ben talál egy új eszközt, amely védi az egyéni hozzájárulások lejártát. Ezzel az új eszközzel elküldheti ügyfeleinek a hozzájárulásuk meghosszabbítására vonatkozó kérelmet, avagy új jováhagyás kérelmét. Hogy hogyan működik az új eszköz, megtalálja az alábbiakban. Szívesen elmagyarázzuk mindent ügyfélszolgálatunk által is.

Mi is változik a Weblapon?

1. Cookies

Tájékoztató ablak, a Cookies használatáról nem teljesen újdonság. Mostantól ez a tájékoztató minden CeSYS-ben automatikusan aktív lesz.

2. Az Ügyfelek modul

A modul lehetővé teszi a CeSYS alapú webhely látogatói számára, hogy automatikusan válasszanak e-mail ajánlatokat a rendszerről egy e-mail címre, amikor kiválasztják az ajánlattételi beállításokat és a küldési gyakoriságot. Bekért adatok a modulban: Név, Vezetéknév, Cím, Telefon, E-mail. Az adatokat az Eladás >> Ügyfelek adminisztrációs részen keresztül is beillesztheti.

A Látogató személyes hozzájárulása (potenciális ügyfél) és ajánlatok benyújtása szükséges. Ezeknek a marketing céloknak a megfelelő beleegyezésével kapcsolatban lásd: Letöltés. Ez a beleegyezés a CeSYS alapbeállításaiba is beágyazódik. A beleegyezést a regisztrált ügyféltől 3 évre kérik.

3. Hírlevél modul

A modul lehetővé teszi a CeSYS rendszeren alapuló webhelyek látogatóinak, hogy nyaralásra vagy más marketinges információkra vonatkozó ajánlatokat küldhessenek az Ügyfélnek. Az adatokat szükség esetén a CeSYS adminisztrációs részében a felhasználó adhatja hozzá. A bemeneti adatok: Név és vezetéknév, E-mail. A rendszer lehetővé teszi, hogy manuálisan hozzárendelhesse a hasonló beállításokkal rendelkező csoportok névjegyeit: Eladás -> Hírlevél -> Elérhetőségek

A látogató (potenciális ügyfél), személyes beleegyezésére van szükség ajánlatok vagy egyéb marketingkommunikáció küldésére. A megfelelő hozzájárulás megkereséséhez lásd: Letöltés és be van ágyazva a CeSYS alapbeállításaiba.

A beleegyezést a regisztrált ügyféltől 3 évre kérik. Hozzájárulásra van szükség utazási ajánlatok küldéséhez, de más marketing üzenetek küldéséhez is, például az ajánlat kiterjesztéséről, az ágazati információkról stb.

4. Callback modul

Ez a modul lehetővé teszi a CeSYS-alapú webhelyek látogatóinak, hogy az irodától egyéni ajánlatot/visszahívást kérjen. A bemeneti adatok: Név, Vezetéknév, E-mail. Az adatokat Ön is megváltoztathatja a CeSYS adminisztrációs részében: Eladás -> Callback

A látogató személyes beleegyezése szükséges (potenciális ügyfél) és egyszeri ajánlat küldésre ad jogosultságot. Az ilyen marketing célokra vonatkozó megfelelő beleegyezésre vonatkozó javaslat megtalálható a Letöltés részben, amely bele van ágyazva a CeSYS alapbeállításaiba is. Az eszköz jellege egyszeri engedmény a személyes adatok rövid távú felhasználásához (a kérelem időpontjáig, de legfeljebb 3 hónapig az engedély megadása után).

Az adatbiztonság érdekében a CeSYS emlékeztetni fog minden Callback esetén a hozzájárulási időszak végzése előtt, ez után az adatok törlésre kerülnek. Természetesen megvan a lehetőség minden Callback esetén, üzletiügyet készíteni, így az adatokat nem veszti el. Az üzletiügyek modulban tudják kezelni az ügyletet és módosítani az adatkezelési hozzájárulásokat a GDPR szabályzat szerint.

5. Ajánlatkérés modul

A modul lehetővé teszi a CeSYS-alapú weboldal látogatóinak, hogy ajánlatot kérjenek utazási irodai ajánlatokból. A bevitt adatok azok az adatok, amelyek szükségesek a szerződés létrehozásához, valamint a felhasználható szolgáltatások meghatározásához. A bemeneti adatok név, vezetéknév, telefon, e-mail, cím, születési dátum, valamint a további utasok neve, vezetékneve, születési dátuma.

Az ajánlatkérő űrlap egy része arra szolgál, hogy milyen célra kell beírni az adatokat. Az adatokat megváltoztathatjuk, esetleg létrehozhatunk új Ügyfelet: Eladás->Ügyfelek

a. A látogató személyes beleegyezése (potenciális ügyfél), az ajánlat specifikációja és szükség esetén a megállapodás miatt szükséges. (A nem kötelező érvényű ajánlatkérés és a további specifikáció, például az árak, az egyéb kísérő szolgáltatások kínálata stb. miatt szükséges). Ezért egyszeri, rövid távú hozzájárulás a személyes adatok nyilvántartásához (a kérelem feldolgozásáig, de legfeljebb 3 hónappal az engedély megadása után).

Ami a biztonságot érinti, a CeSYS emlékezteti Önt minden hozzájárulás lejárta előtt és utána automatikusan törli. De, ha nem szeretnék elveszíteni az adatokat, az egész ajánlatkérés átvihető az Üzletiügyek nyilvántartásába, és hatékonyan folytathatja munkáját és ebben a modulban kezelhetjük a GDPR hozzájárulásokat (új hozzájárulás kérésével).

b.A személyes adatok rögzítésére a látogató (potenciális ügyfél) hozzájárulását adja önnek idegenforgalmi szolgáltatások és újdonságok küldése céljából - marketing célok, amelyek szintén szerepelnek a megrendelőlapon. A beleegyezést a regisztrált ügyféltől 3 évre kérjük. Hozzájárulásra van szükség utazási ajánlatok küldéséhez és más marketing üzenetek küldéséhez is, például hírlevél küldéshez is.

A két engedélyt a Letöltések részben ismét megtalálhatja, és a CeSYS alapbeállításaiban is szerepel.

Mi is változik az Adminban?

1. Hozzájárulások (GDPR) modul

Újdonságként a CeSYS Adminban két nyilvántartási modult találhatnak a hozzájárulások kezelésére: Eladás -> Hozzájárulások (GDPR). A nyilvántartás főleg a hozzájárulások időbeli hatályának követésére fontosak. Továbbá a kezelt adatokra vonatkoznak. Két táblázatot fogunk használni: Az elsőben azon ügyfeleket tartjuk nyilván akik megadták az e-mail címüket, a másodikban pedig az e-mail cím nélküli ügyfeleket.

A használat egyszerű. Az egyes modulokból, a CeSYS által nyilvántartott adatokat megjelenítjük ebben a részben. Mindkét táblázat színesen jelöli az egyes adatokat. A pirossal jelölt ügyfeleknél a hozzájárulás lejárt, a sárgával jelölt ügyfeleknél a hozzájárulás le fog járni a következő 90 napon belül, a zölddel jelölt ügyfeleknél pedig a hozzájárulás rendben van.

Az adatok törlésén kívül itt megtalálható még a hozzájárulás megerősítési funkció. Ezt abban az esetben lehet használni, ha az ügyfél a CeSYS rendszeren kívül járult hozzá az adatok használatához (pl. írásban). Ebben az esetben szükséges megadni a hozzájárulás dátumát és ennek lejáratát (alapértelmezett 36 hónap).

Az e-mail címek nélküli táblázatban található egy módosítás funkció. Ezzel hozzáadható az e-mail cím, így az ügyfél átkerül az e-mail címekkel rendelkező ügyfelek közé.

Abban az esetben, ha szeretne az ügyfélnek küldeni egy emailt, amiben hozzájárulását kéri az adatok feldolgozására, ezt a Kérelem küldése funkcióval tehetik meg. Az ügyfélnek egy e-mail lesz kiküldve, ami egy URL-t fog tartalmazni, ami a weblapra mutat, ahol a hozzájárulását megerősíti. A rendszer automatikusan hozzárendeli a hozzájárulásokat az ügyfélhez, és kitölti számára a hozzájárulási dokumentumot, amit elment a nyilvántartásban.

2. Üzletiügyek modul

Abban az esetben, ha az üzletiügyeknél, új ügyfelet készít, rögtön megadhatja a hozzájárulást az adatai feldolgozásához. A hozzájárulási időszak automatikusan 36 hónapra van állítva.

Hogyan tudom beállítani a hozzájárulásokat és az érvényességüket?

Abban az esetben, ha a hozzájárulások szövegét, formáját és érvényességét szeretné módosítani, azt az Admin felületen tudja megtenni.

1. Hozzájáruló dokumentumok módosítása

Az egyes hozzájárulások tartalmát módosítani tudjátok: WEB - Oldalak. A hozzájárulások automatikus generálása helyettesítő jeleket használ, így fontos, hogy csak megfelelő tudással és felelősséggel módosítható.

2. Hozzájárulások időtartamának módosítása

A CeSYS-ben alápértelmezettként két időszak van beállítva. Az első az ajánlatkérésekre vonatkozik (Ajánlatkérés és Callback) és alapértelmezettként 3 hónapra adja a hozzájárulást.

A második időszak minden marketing jellegű kérelemre vonatkozik (Hírlevél, ügyfél számla, vagy Ajánlatkérés) és alapértelmezettként 3 évre vonatkozik a hozzájárulás.

A hozzájárulás időtartamát itt lehet módosítani: Beállítások -> Alapbeállítások

ID: 171 GDPR Hozzájárulási érvényesség -> Hírlevél, ügyfelek, Ajánlatkérések -> alap 36 hónap

ID: 172 GDPR Hozzájárulási érvényesség -> Callback, Ajánlatkérések -> alap 3 hónap

ID: 173 GDPR Az iroda e-mail címe az utas címeként használt. (Ha az utas nem rendelkezik e-mail címmel)

3. Email sablonok

A CeSYS lehetővé teszi az automatikus e-mail sablonok módosítását is, amik érintik a személyes adatokat, továbbá úgy módosítottuk ezeket a sablonokat, hogy megfeleljenek a GDPR-nak.

Az adatok kezeléséhez való hozzájárulási sablont megtalálja: Beállítások -> E-mail sablonok -> ID23 GDPR Hozzájárulás

Továbbá módosítottunk 4 sablonon és pótoltuk a tájékoztatót a személyes adatok feldolgozásáról:
 ID:8 Felhasználói fiók létrehozása
 ID:9 Az ügyfél új jelszava
 ID:10 Az ügyfél aktuális kínálata
 ID:16 Hírlevél jóváhagyás

FIGYELEM! A tájékoztató csak akkor volt hozzáadva a sablonokhoz, ha ezeket nem módosította korábban. Abban az esetben, ha a sablonok módosítva voltak kérem ellenőrizze és pótolja a tájékoztatót.